Artikel in der Zeitschrift CareInvest Ausgabe 6/2010

Kosten- und Leistungscheck – Raus aus den roten Zahlen

Bedingt durch regionale Überkapazitäten und durch die gestiegen Energie- und Lohnkosten der letzten Jahre stehen viele Häuser vor wirtschaftlichen Problemen und stecken tief in roten Zahlen. Um eine Trendwende zur schwarzen Null und zum positiven Betriebsergebnis einleiten zu können, ist eine Analyse der Kosten und das Aufspüren von Schwachstellen fällig. So gehen diese Experten vor.
Heime, die rote Zahlen schreiben, haben in der Regel Probleme in zwei Bereichen: Zu hohe Kosten und Schwachstellen in Organisation und Management. Diese beiden Problemfelder gilt es zu analysieren.
Hier sind die Ansatzpunkte:

1. Kostencheck

In den Kosten-Check fließen folgende Daten ein:

  • Wirtschafts- und Stellenplan
  • Hochrechnung des Gesamtergebnisses für das laufende Jahr
  • Belegungsentwicklung
  • Belegungsübersicht und Soll-Ist-Vergleich der Pflegestellen
  • Stellen und Durchschnitts-Gehälter im Pflegebereich
  • Stellen und Durchschnitts-Gehälter in den sonstigen Bereichen
  • Essens-Statistik
  • Pflegesatzvereinbarungen
  • Versorgungsvertrag und LQM

2. Schwachstellenanalyse

Beim zweiten Schritt, der Schwachstellenanalyse, werden die einzelnen Bereiche des Pflegeheims genauer betrachtet.

Verwaltung

Aus unserer Arbeit haben wir die Erkenntnis gewonnen: Häufig sind die Rezeptionszeiten zu lang. Große Einsparungspotenziale finden sich auch in der Heimabrechnung und der Buchhaltung sowie in den Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Abhilfe schafft eine Personal- und Kosteneinsparung durch Reorganisation. Buchhaltung, Heimabrechnung und Gehaltsabrechnung werden durch Outsourcing effizienter.

Pflegebereich

In einem 100-Betten-Haus können hier Mehrkosten von bis zu 200.000 € pro Jahr anfallen. Die Personalkosten sind zu hoch, weil zu viele Pflegekräfte vorgehalten werden.
Hier empfehlen wir einen täglichen Check-Up der Soll-Ist-Stellen und die Einführung eines monatlichen Stellen-Controllings. Dienst-und Schichtzeiten sollten effizienter organisiert werden. Unter Umständen ist es sinnvoll, einen Haustarif einzuführen oder eine Service-GmbH zu gründen.

Essensversorgung

Bei der Essensversorgung können bei 100 Betten leicht 150.000 € pro Jahr eingespart werden. Verursacht werden diese Kosten meist durch einen zu hohen Lebensmittelaufwand und zu viel Küchenpersonal. Auch die Konditionen des Caterers müssen kritisch betrachtet werden.
Wir empfehlen eine Reorganisation, um Personal und Kosten einzusparen. Beim Wareneinkauf können bessere Konditionen erreicht werden, die Dienstleistungsverträge des Caterers können neu verhandelt werden.

Wäschekosten

In einem 100-Betten-Haus können sich an dieser Stelle Mehrkosten bis zu 60.000 € ansammeln. Oft sind die Zuständigkeiten der Mitarbeiter für Wäsche, Reinigung und Hauswirtschaft nicht klar geregelt. Die Wäsche wird außerdem nicht nach Wäschearten und Bereichen getrennt. Durch kalkhaltiges Wasser können bei der Vereinbarung von Kilo-Preisen versteckte Preiserhöhungen von bis zu 6 Prozent einschleichen.
Monatliche Auswertungen pro Bewohner oder Bereich helfen, Verbrauch und Preise zu reduzieren. Diese Auswertung kann auch die Wäscherei selbst übernehmen. Für Angehörige kann eine detaillierte Wäscheliste eingeführt werden. Die Liste enthält Empfehlungen, welche und wie viele Wäschestücke mitzubringen sind.
Bei 100 Betten können bis zu 80.000 € im Jahr eingespart werden. Ein großes Problem bei der Eigenreinigung ist auch hier, dass es sehr oft keine klare Zuordnung der Mitarbeiter der Hauswirtschaft zu den einzelnen Leistungsbereichen gibt.  Einsparungsmöglichkeiten ergeben sich aus einer Überprüfung und Überarbeitung der Leistungsverzeichnisse. Die Konditionen der Reinigungsfirma sollten kritisch betrachtet werden, möglicherweise kann das Prinzip „Zugehfrau“ eingeführt werden.

Der Weg zur schwarzen Null

Ein Kostencheck erfasst systematisch Schwachpunkte und Stärken und entwickelt daraus die notwendigen Schritte, die in die wirtschaftliche Konsolidierung führen. Und es funktioniert: In zwei ausgewählten Praxis-Beispielen konnten Verbesserungen von jeweils 700.000 Euro p. a. erzielt werden.


Hartmut Joithe und Hubert Braun haben den „Fitness-Check zur schwarzen Null“ bei den letzten CARE INVEST-BusinessBriefings-Tagung im Dezember 2009 vorgestellt.
Der Artikel ist in der Zeitschrift CareInvest in der Ausgabe 6/2010 erschienen.
Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung des Vincentz-Verlages.
Gestaltung Tabellen: Vincentz-Verlag

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Hubert.Braun[at]schwan-partner.de oder hartmut.joithe[at]schwan-partner.de

 

Ein pdf des Artikels können Sie hier herunterladen.

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