BAYERNLETTER® Janu­ar 2020

Beitragsbescheide, Buchhaltung, Ausbildungsumlage - die Umsetzung des Pflegeberufereformgesetzes ist derzeit in vollem Gange. Hier finden Sie mehr.

Aus­ga­be 153

Alten­hil­fe | Aus der Pra­xis für die Praxis

Pfle­ge­be­ru­fe­ge­setz Aus­bil­dungs­um­la­ge ab 01.04.2020

Die Umset­zung des Pfle­ge­be­ru­fe­re­form­ge­set­zes ist der­zeit in vol­lem Gan­ge. Wie bereits mehr­fach berich­tet, müs­sen künf­tig alle 

  • ambu­lan­ten Dienst
  • Tages­pfle­gen
  • Pfle­ge­hei­me

(auch Ein­rich­tun­gen, die kei­ne Aus­zu­bil­den­den haben) in den Pfle­ge­aus­bil­dungs­fonds (PAF) ein­zah­len. Ein­rich­tun­gen, die ab dem Jahr 2020 Aus­zu­bil­den­de neu beschäf­ti­gen, erhal­ten vom PAF einen Betrag zur Refi­nan­zie­rung ihrer damit ver­bun­de­nen Kosten.

1. Bei­trags­be­schei­de, Erhö­hungs­schrei­ben, Berech­nung Umlage

Zeit­schie­ne:

  • Ein­gang der Bei­trags­be­schei­de bis Ende Februar 
  • Erhö­hungs­schrei­ben (4‑Wochenfrist!) an die Bewoh­ner, Tages­pfle­ge­be­su­cher oder Kun­den der ambu­lan­ten Diens­te, somit Zustel­lung bis 03.03.2020
  • Ver­sand Zusatz­ver­ein­ba­rung mit Pfle­ge­kas­sen und Bezir­ken Ende Febru­ar mit Lauf­zeit 01.04.2020 bis 31.12.2020 
  • Start der Berech­nung der Aus­bil­dungs­um­la­ge und Zuschlag bei ambu­lan­ten Diens­ten am 01.04.2020
  • Ein­zah­lung in den PAF ab 15.04.2020

Anmer­kun­gen:

a. Bei­trags­be­schei­de

Die Bei­trags­be­schei­de sol­len bis Mit­te Febru­ar bei den Ein­rich­tun­gen eingehen. 

  • Pro Ver­sor­gungs­ver­trag wird ein Bei­trags­be­scheid erstellt 
  • Ambu­lan­te Diens­te und Tages­pfle­gen wer­den eben­falls einbezogen
  • Die Beschei­de soll­ten sofort intern an den zustän­di­gen Ent­gelt­ver­hand­ler wei­ter­ge­ge­ben werden

Soll­ten wider Erwar­ten die Beschei­de nicht recht­zei­tig ein­tref­fen und die 4‑Wochenfrist für das Erhö­hungs­schrei­ben nicht ein­ge­hal­ten wer­den kön­nen, ver­schie­ben sich die Ter­mi­ne um einen Monat. Der Ein­zah­lungs­ter­min bleibt.

b. Antrags­ver­fah­ren Aus­bil­dungs­um­la­ge und Zusatzvereinbarung

  • Für die Berech­nung der Aus­bil­dungs­um­la­ge an die Pfle­ge­heim­be­woh­ner und Tages­pfle­ge­be­su­cher ist eine geson­der­te Ver­ein­ba­rung mit den Pfle­ge­kas­sen und den Bezir­ken abzuschließen.
  • Die Aus­bil­dungs­um­la­ge zählt zu den all­ge­mei­nen Pfle­ge­leis­tun­gen (§ 84 Abs. 1 bzw. § 89 SGB XI). 
  •  Ambu­lan­te Pflege
    • Die Höhe des Zuschlags wird durch den Pfle­ge­aus­bil­dungs­fond als %-Wert ermit­telt, muss aber for­mal in der Tat auch mit den Kas­sen ver­ein­bart werden. 
    • Dies soll durch eine ent­spre­chen­de Anla­ge zur kol­lek­ti­ven Ver­gü­tungs­ver­ein­ba­rung geschehen. 
    • Die­se Anla­ge muss noch abge­stimmt wer­den. Ein ers­ter Ent­wurfsah den Zuschlag auf­al­le § 36 SGB XI-Leis­tun­gen inkl. Anfahrts­pau­scha­le vor.
    • Der Bera­tungs­ein­satz nach § 37 (3) SGB XI, die Leis­tun­gen nach § 45b SGB XI und die Inves­ti­ti­ons­kos­ten sol­len vom Zuschlag nicht erfasst werden.
    • Bis zur Höhe der Pfle­ge­sach­leis­tun­gen muss die Pfle­ge­kas­se den Betrag übernehmen
  • Pfle­ge­hei­me und Tagespflege
    • In der Lan­des­pfle­ge­satz­kom­mis­si­on wur­de ein Ver­fah­ren ana­log der Ergän­zungs­ver­ein­ba­rung zur Kurz­zeit­pfle­ge (2017) beschlossen.
    • Es muss ein Antrag auf­Zu­satz­ver­ein­ba­rung zur­Ver­gü­tungs­ver­ein­ba­rung nach § 85 SGB XI vom Ein­rich­tungs­trä­ger gestellt werden. 
    • Hier­zu gibt es abge­stimm­te Antrags­da­tei­en, die vom Ein­rich­tungs­trä­ger aus­ge­füllt wer­den müssen. 
    • Die­se Zusatz­ver­ein­ba­rung ist für jeden Ver­sor­gungs­ver­trag auszufüllen. 
    • Der Ein­rich­tungs­trä­ger muss die Zusatz­ver­ein­ba­rung 3 x aus­dru­cken, 3 x unter­schrei­ben und an den zustän­di­gen Ver­hand­ler der ARGE der Pfle­ge­kas­sen­ver­bän­de schicken.
Wich­tigSobald die Beschei­de in der Ein­rich­tung ein­tref­fen, soll­ten die­se unver­züg­lich an die für das Pfle­ge­satz­ver­fah­ren zustän­di­ge Stel­le im Haus wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Die Anträ­ge auf­Zu­satz­ver­ein­ba­rung soll­ten unver­züg­lich nach Ein­tref­fen der Beschei­de an die zustän­di­gen Ver­hand­ler der ARGE der Pfle­ge­kas­sen­ver­bän­de ver­schickt werden.

c. Ankün­di­gung

Ambu­lan­te Pflege

  • Die Ankün­di­gungs­fris­ten bestim­men sich aus dem Ver­trag und betra­gen in der Regel vier Wochen. 
  • Sobald der Zuschlag durch den Pfle­ge­aus­bil­dungs­fond als %-Wert fest­steht, soll­te recht­zei­tig eine Ankün­di­gung an die Kun­den des ambu­lan­ten Diens­tes erfolgen.

Pfle­ge­hei­me und Tagespflege

  • Die Ein­füh­rung der Aus­bil­dungs­um­la­ge ist recht­lich wie eine Erhö­hung des Hei­ment­gelts zu behandeln. 
  • Die Bewoh­ner­ver­tre­tung soll­te infor­miert werden.
  • Das Erhö­hungs­schrei­ben muss recht­zei­tig vier Wochen vor­her beim Bewoh­ner bzw. Betreu­er ein­ge­gan­gen sein.

2. Neue Einrichtungen 

Ein­rich­tun­gen, die im Lau­fe des Jah­res erst einen Ver­sor­gungs­ver­trag bekom­men und/oder schon in Betrieb sind, jedoch noch nicht regis­triert sind, wen­den sich bit­te direkt an den Pfle­ge­aus­bil­dungs­fonds Bay­ern. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen unter www​.paf​-bay​ern​.de

3. Buch­hal­tung und Gehaltsabrechnung

Neue Kon­ten und/oder Kos­ten­stel­len für Aus­zu­bil­den­de der gene­ra­lis­ti­schen Aus­bil­dung sind für Nach­wei­se und Spitz­ab­rech­nung in der Finanz­buch­hal­tung (Fibu) ab 01.04.2020 erforderlich.

Emp­feh­lung neue Konten

Ertrags­kon­ten

Über die Heim­kos­ten­ab­rech­nung zur mtl. Abrech­nung der Aus­bil­dungs­um­la­ge soll­ten nach­ste­hen­de Kon­ten bedient werden:

  • 408xx Erträ­ge Umla­ge PAF ambu­lan­te Pflege
  • 4185x Erträ­ge Umla­ge PAF teil­sta­tio­nä­re Pflege 
  • 4285x Erträ­ge Umla­ge PAF voll­sta­tio­nä­re Pflege 

Die Rück­erstat­tun­gen zu den Per­so­nal­kos­ten wer­den dem Kon­ten­be­reich 48xxx für Rück­ver­gü­tung und Erstat­tun­gen zugeordnet:

  • 4836x Erträ­ge Per­so­nal­kos­ten PAF ambulant 
  • 4836x Erträ­ge Per­so­nal­kos­ten PAF teilstationär 
  • 4836x Erträ­ge Per­so­nal­kos­ten PAF vollstationär 
  • 4837x Erträ­ge Ver­rech­nung Pra­xis­an­lei­ter PflBG

Auf­wands­kon­ten

  • 601xx LuG AZU­BI PAF 
  • 611xx Sozi­al­vers. AZU­BI PAF 
  • 621xx Alters­vers. AZU­BI PAF 
  • 682xx Auf­wand exter­ne Pra­xis­an­lei­ter PflBG
  • 682xx Auf­wand exter­ne Koor­di­na­ti­on PflBG 
  • 715xx Bei­trag Umla­ge PA

Neue Kos­ten­stel­le

Wie bereits oben dar­ge­stellt, wird die Umla­ge pro Ver­sor­gungs­ver­trag ermit­telt. Bei Trä­gern mit meh­re­ren Ver­sor­gungs­ver­trä­gen müss­te theo­re­tisch je Ver­sor­gungs­ver­trag eine eige­ne Aus­bil­dungs­kos­ten­stel­le geschaf­fen wer­den, damit eine Über­wa­chung der Zah­lungs­strö­me und ein Nach­weis gegen­über dem PAF geführt wer­den können.

Hier ist aus­schlag­ge­bend, in wel­chen Ver­sor­gungs­ver­trags­be­rei­chen die Aus­zu­bil­den­den gemel­det wer­den.

Wir emp­feh­len, grund­sätz­lich alle Aus­zu­bil­den­den gegen­über dem PAF in einem (Ver­sor­gungs­ver­trags-) Bereich zu mel­den, z. B. all­ge­mei­ne Pfle­ge. Dies hät­te den Vor­teil, dass sich die monat­li­chen Mel­dun­gen (Anzahl der AZU­BIS) an den PAF nur bei die­sem Ver­sor­gungs­ver­trag evtl. ändern. Für alle ande­ren Bereich wäre dann immer eine„Null-Meldung“ monat­lich abzugeben.

Fazit:Bei Mel­dung in einem Bereich: eine Kos­ten­stel­le aus­rei­chend­Bei Mel­dung in ver­schie­de­nen Berei­chen: Kos­ten­stel­le pro Bereich

Gehalts­ab­rech­nung

  • Fest­le­gung neu­er Dienstar­ten oder Funk­ti­ons­num­mern zur Tren­nung von Pfle­ge­fach­kräf­ten und sonst. Fach­kräf­ten FQ.
  • Neue Funk­ti­ons­num­mer für Azu­bi 1. Jahr und 2. + 3.

4. Heim­ab­re­chung

Ab 01.04.2020 sind auch die nach­fol­gen­den Ände­run­gen in der Heim­ab­rech­nung zu beachten 

  • Ein­pfle­gen der Umla­ge­sät­ze pro Ver­sor­gungs­ver­trag in das Abrechnungssystem 
  • Erfas­sung der 100 %- und 75 %-Tage; sehr wich­tig für die Spitzabrechnung!

5. Aus­bil­dungs­um­la­ge und Ausbildungszuschlag

Für eine Über­gangs­zeit von drei Jah­ren wird es sowohl den bis­he­ri­gen Aus­bil­dungs­zu­schlag als auch die neue Aus­bil­dungs­um­la­ge geben, da alle Azu­bis, die bis zum 31.12.2019 die Aus­bil­dung begon­nen haben, bis zum 31.08.2022 über den Aus­bil­dungs­zu­schlag refi­nan­ziert wer­den.
Der Aus­bil­dungs­zu­schlag wird sich 2020 und 2021 um ca. 1/3 redu­zie­ren.
Die Kos­ten für die Aus­bil­dungs­um­la­ge wird im Jahr 2020 noch sehr nied­rig sein, da zum Groß­teil nur 4/12 der Azu­bi-Kos­ten auf­neun Mona­te umge­legt wer­den.
In den Jah­ren 2021 und 2022 wer­den die Kos­ten rapi­de anstei­gen und im Jahr 2023 dann den „Normal“-Stand erreichen.


Haben Sie Fra­gen?
Dann wen­den Sie sich bit­te an Herrn Hubert Braun
per E‑Mail unter hubert.braun(at)schwan-partner.de
oder rufen Sie an unter 089 665191–0. 

Sie kön­nen die­sen BAYERNLETTER® inkl. Anla­ge auch als pdf-Datei herunterladen.

Bayernletter

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Rainer Walk

Heimkostenabrechnung

Rainer Walk ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Bereich der Sozialwirtschaft tätig und spezialisierte sich bei einem Software-Hersteller in zahlreichen Kunden-Projekten für diesen Markt. Rainer Walk leitete den Support-Bereich, Schulungen und Seminare. Er koordinierte Entwicklungs- und Programmierungsprojekte. Das softwaregestützte Workflow-Management bei Einrichtungen und Verbänden der freien Wohlfahrtspflege kam als weiteres Fachgebiet hinzu.
Die Schwerpunkte der Arbeit von Rainer Walk liegen in der herstellerunabhängigen strategischen IT-Beratung im Sozialbereich. Seine Tätigkeitsfelder sind das IT-Projekt- und Prozessmanagement und das Business Process Outsourcing (BPO) im Bereich Abrechnung.

Melanie Schwaiger

Geschäftsführerin

Melanie Schwaiger absolvierte 2009 bereits während ihres Studiums ein Praktikum bei Schwan & Partner. Nachdem sie ihr betriebswirtschaftliches Master-Studium erfolgreich abgeschlossen hatte, begann sie in den Bereichen Controlling und Pflegesatzwesen des Unternehmens. Schwerpunkte ihrer Tätigkeit sind seitdem die Erstellung von Businessplänen, Wirtschaftlichkeits- und Standortanalysen sowie der Aufbau und die Implementierung von Controllinginstrumenten. Seit 2020 ist Frau Schwaiger Leitung des Geschäftsbereiches Finanz- und Rechnungswesen und 2021 wurde ihr zudem die Leitung des Bereichs Controlling übertragen. 

Seit dem 01.01.2022 ist Melanie Schwaiger Geschäftsführerin von Schwan & Partner.

Edith Pfingstgräf

Projektmanagement

Edith Pfingstgräf ist seit 1999 bei der Schwan & Partner GmbH tätig. Die studierte Diplom-Betriebswirtin (FH) qualifizierte sich berufsbegleitend zur Projektmanagerin IHK. Die Tätigkeitsschwerpunkte von Edith Pfingstgräf liegen im Projektmanagement und Controlling von Pflegeeinrichtungen - die zielorientierte Planung, Steuerung und Information des Unternehmens und seiner Teilbereiche. Edith Pfingstgräf hat umfangreiche Projekterfahrung bei der Implementierung eines Controlling-Systems, der Planung, Eröffnung und Betrieb von Senioreneinrichtungen sowie der Erstellung von Businessplänen und Wirtschaftlichkeitsanalysen.

Maria Lehr

Management

Maria Lehr kam bereits mit Erfahrung als Hauswirtsschafts- und stellvertretende Heimleitung in der Altenhilfe 1995 zur Schwan & Partner GmbH. Als Seniorberaterin waren ihre Tätigkeitsschwerpunkte die Restrukturierung von Verwaltungsabläufen in Einrichtungen der Altenhilfe, die Unterstützung bei der Heimkostenabrechnung sowie die Verhandlung von Investitionskosten. Seit 2020 ist sie Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Bereich operatives Management. Frau Lehr ist Geschäftsführerin von drei Altenhilfeeinrichtungen.

Julian Braun

Geschäftsführer

Julian Braun ist seit 2014 bei der Schwan & Partner GmbH tätig. Der studierte Betriebswirt (M.Sc.) startete im Bereich Controlling und wechselte im Jahr 2016 in die Pflegesatzabteilung. Von da an sammelte er auch Erfahrung im Bereich Management und Beratung als stellvertretende Leitung. 2020 wurde ihm die Leitung des Bereichs Pflegesatzwesen übertragen. Sein Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Verhandlung von Pflegesätzen und in der Analyse betriebswirtschaftlicher Prozesse. Zudem besitzt er die Qualifikation zur Leitung von Pflegeeinrichtungen. 

Seit dem 01.01.2022 ist Julian Braun Geschäftsführer von Schwan & Partner.

Andrea Fischer

Office Management

Andrea Fischer ist ausgebildete Industriekauffrau mit einer Weiterbildung zur praktischen Betriebswirtin. Seit 1999 leitet sie das Office Management von Schwan & Partner und ist verantwortlich für die administrativen Aufgaben. Als Prokuristin und Assistentin der Gesellschafter ist sie mit allen Belangen des Unternehmens und der Mitarbeiter*innen betraut.

Hubert Braun

Management / Pflegesatzwesen

Hubert Braun ist studierter Betriebswirt. Seine berufliche Karriere begann 1990 bei einem großen Wohlfahrtsverband. Dort war er für die betriebswirtschaftliche Beratung und für das Pflegesatzwesen verantwortlich.

Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Controlling sowie im Bereich Pflegesatz für Pflege-, Behinderten- und Jugendhilfeeinrichtungen. 

Er berät soziale Einrichtungen bei Leistungs- und Entgeltvereinbarungen und unterstützt sie bei Schiedsstellenverfahren. Die Begleitung bei Betriebsübergängen, die Erstellung von Businessplänen und Wirtschaftlichkeitsanalysen ist ebenso seine Kernkompetenz.

Ein weiterer Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Beratung von Planern und Investoren bei der Projektierung und Realisierung von Senioreneinrichtungen. Hubert Braun ist Mitglied der Landespflegesatzkommission Bayern.

Silvia Josephi

Finanzbuchhaltung

Silvia Josephi ist ausgebildete IT-Kauffrau, geprüfte Bilanzbuchhalterin (IHK) und internationale Bilanzbuchhalterin (IHK). Seit 1995 ist sie bei der Schwan & Partner GmbH für den Aufbau und die kontinuierliche Expansion des Geschäftsbereiches Finanzbuchhaltung in den Bereichen Alten-, Behinderten-, und Jugendhilfe sowie für kommunale Einrichtungen verantwortlich. Ihre Kernkompetenzen liegen in der Übernahme von laufenden Buchhaltungen, Erstellung von Jahresabschlüssen, Ansprechpartnerin für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie Implementierung von Kostenrechnungsstrukturen. Im Bereich der Beratung gehören zu ihrer Expertise praxisorientierte Soll-IST-Analysen von Prozessabläufen und Organisationsstrukturen innerhalb der Abteilung Rechnungswesen sozialer Einrichtungen.

Hartmut Joithe

Geschäftsführender Gesellschafter