BAYERNLETTER® Dezem­ber 2019

Erfahrungsbericht zum Umstieg auf digitalen Rechnungseingang.

Aus­ga­be 152

Alten­hil­fe | Aus der Pra­xis für die Praxis

Erfah­rungs­be­richt zum Umstieg auf­di­gi­ta­len Rechnungseingang

Im Lau­fe die­ses Jah­res haben wir gemein­sam mit unse­ren Kun­den und auch für uns selbst die Umstel­lung auf­den digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang vollzogen.

Hier­zu hat­ten wir uns im Vor­feld Prä­sen­ta­tio­nen von diver­sen Anbie­tern ange­se­hen, die zum Teil erheb­li­che Unter­schie­de in der Pro­gramm­phi­lo­so­phie, Anwen­der­freund­lich­keit und Über­sicht­lich­keit auf­wie­sen. Letzt­lich haben wir uns für ein Pro­gramm ent­schie­den, in dem zum einen der gesam­te Scan­pro­zess der Ein­gangs­rech­nun­gen an den Her­stel­ler des Pro­gramms aus­ge­la­gert wird, zum ande­ren kom­plett web­ba­sie­rend läuft und spä­ter noch ein vor­ge­la­ger­tes zen­tra­les Ein­kauf­sys­tem genutzt wer­den kann.

Für die Umstel­lung auf­den exter­nen Scan­pro­zess muss­ten die Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­ten­den der Kun­den und unse­re Office-Mit­ar­bei­ten­den ein­ma­lig alle Lie­fe­ran­ten benach­rich­ti­gen, dass der Rech­nungs­ver­sand zukünf­tig an eine zen­tra­le Stel­le des Pro­gramm­her­stel­lers zu erfol­gen hat. Lie­fe­ran­ten, die ihre Rech­nun­gen bereits per E‑Mail ver­sen­den, wur­den eben­falls dar­über infor­miert, an wel­che zen­tra­le E‑Mail-Adres­se des Pro­gramm­her­stel­lers ihre Rech­nung in Zukunft gesen­det wer­den soll.

Nach­züg­ler oder Lie­fe­ran­ten, wel­che die Adress­än­de­rung noch nicht umge­setzt hat­ten, wur­den im Nach­gang noch mal kon­tak­tiert, sodass unse­re Kun­den und wir selbst sehr rasch direkt kei­ne Ein­gangs­rech­nun­gen mehr erhiel­ten. Die dar­aus resul­tie­ren­de admi­nis­tra­ti­ve Arbeits­er­spar­nis von:

  • Brief öff­nen, 
  • mit Ein­gangs­stem­pel versehen,
  • ins Rech­nungs­ein­gangs­buch eintragen,
  • Kon­tie­rungs­stem­pel aufbringen,
  • an den Rech­nungs­prü­fer wei­ter leiten,
  • den zeit­na­hen Rück­lauf­der Rech­nung über­wa­chen und ggfs. anmah­nen, um kei­ne Skon­to­fris­ten zu versäumen,
  • die Rech­nung an die Buch­hal­tung zur Buchung und Zah­lungs­vor­be­rei­tung wei­ter leiten

war inner­halb der Ver­wal­tung und unse­res Offices bereits nach 2 Wochen der Umstel­lung extrem hoch. Nach gut 6 Wochen gab es nahe­zu kei­ne Ein­gangs­rech­nun­gen mehr, die sowohl den Kun­den als auch uns auf­dem Post­weg oder per E‑Mail erreichten.

Ein Mann­tag inkl. Schu­lungs­zeit wur­de ein­ma­lig benö­tigt, um für den Kun­den und uns ein fun­dier­tes Rech­te- und Rol­len­kon­zept festzulegen.

Fol­gen­de Fest­stel­lun­gen haben wir im Lau­fe des Jah­res tref­fen kön­nen und die­se ent­spre­chend posi­tiv (+), neu­tral (+/-) bzw. nega­tiv (-) bewertet:

+Eine unter­jäh­ri­ge Umstel­lung ist pro­blem­los machbar.
+Die Ver­wal­tung / Office wird bei der Scan­lö­sung außer Haus vom ers­ten Tag an deut­lich spür­bar ent­las­tet; die dar­aus frei wer­den­den Res­sour­cen kön­nen ander­wei­tig ein­ge­setzt werden.
+Ein­spa­rung von Anschaf­fungs- und War­tungs­kos­ten für eige­ne leis­tungs­fä­hi­ge Scan­ner bei der Scan­lö­sung außer Haus.
+Ein­spa­rung der Vor­hal­tung und Orga­ni­sa­ti­on von Per­so­nal inkl. Ver­tre­tung und den damit ver­bun­de­nen Kos­ten bei der Scan­lö­sung außer Haus.
+Die Prü­fer und Frei­ge­ber von Ein­gangs­rech­nun­gen kön­nen durch die web­ba­sier­te Anwen­dung zeit­lich und ört­lich völ­lig fle­xi­bel „ihre“ Ein­gangs­rech­nun­gen prü­fen und freigeben.
+Der Schu­lungs­auf­wand für Prü­fer und Frei­ge­ber war mit 2 Stun­den über­schau­bar gering.
+/-Zen­tral muss es in der Ver­wal­tung / Office nach wie vor einen Mit­ar­bei­ten­den inkl. Ver­tre­tung geben, der den kom­plet­ten Rech­nungs­ein­gang über­wacht und die Zuord­nung für die zu prü­fen­den Stel­len vor­nimmt und gege­be­nen­falls feh­len­de Frei­ga­ben anmahnt.
+Kos­ten­er­spar­nis durch den Weg­fall für die Archi­vie­rung der Ein­gangs­rech­nun­gen, da die­se inner­halb des web­ba­sier­ten Sys­tems auto­ma­tisch revi­si­ons­si­cher archi­viert werden.
-Hoher Schu­lungs­auf­wand für die Buch­hal­tung, der Sup­port des Pro­gramm­her­stel­lers wird inner­halb der ers­ten 6 Wochen nahe­zu täg­lich benötigt.
-Das feh­len­de Anwen­der­hand­buch bei der von uns gewähl­ten Pro­gramm­lö­sung erschwert die Bedie­nung des Pro­gramms vor allem für die Buch­hal­tung und bedingt eine hohe per­ma­nen­te Erreich­bar­keit des Sup­ports vom Programmhersteller.
+/-Die Ver­lin­kung inner­halb eines Buchungs­sat­zes aus dem Buch­hal­tungs­sys­tem her­aus auf­die Bele­ge des exter­nen Pro­gramm­her­stel­lers zum digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang soll­te gege­ben sein.
+Zeit­er­spar­nis inner­halb der Buch­hal­tung durch den Weg­fall der manu­el­len Vor­kon­tie­rungs­tä­tig­keit auf­den Ein­gangs­rech­nun­gen sowie der Abla­ge der Eingangsrechnungen.
Fazit:Die posi­ti­ven Aspek­te einer Umstel­lung auf­di­gi­ta­len Rech­nungs­ein­gang über­wie­gen deut­lich. Aller­dings wird vor­nehm­lich die Ver­wal­tung ent­las­tet, die Buch­hal­tung dahin­ge­gen nur sehr gering. Die Kos­ten­er­spar­nis für Hard­ware und Per­so­nal bei einer exter­nen Scan­lö­sung ist beacht­lich, auch dann noch, wenn man die Kos­ten des Pro­gramm­her­stel­lers dage­gen rech­net. Unse­re Kun­den und wir haben die Umstel­lung nicht bereut.

Rufen Sie uns an, wenn wir Ihnen mit unse­ren Erfah­run­gen bei Ihrem Ent­schei­dungs­fin­dungs- oder Umset­zungs­pro­zess zur Ein­füh­rung des digi­ta­len Rech­nungs­ein­gangs in Ihrem Unter­neh­men zur Sei­te ste­hen können.

Sie errei­chen Frau Sil­via Jose­phi
unter 089 665191–0 
oder per E‑Mail unter silvia.josephi(at)schwan-partner.de

Sie kön­nen die­sen BAYERNLETTER® auch als pdf-Datei herunterladen.

Bayernletter

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Rainer Walk

Heimkostenabrechnung

Rainer Walk ist seit mehr als 20 Jahren im IT-Bereich der Sozialwirtschaft tätig und spezialisierte sich bei einem Software-Hersteller in zahlreichen Kunden-Projekten für diesen Markt. Rainer Walk leitete den Support-Bereich, Schulungen und Seminare. Er koordinierte Entwicklungs- und Programmierungsprojekte. Das softwaregestützte Workflow-Management bei Einrichtungen und Verbänden der freien Wohlfahrtspflege kam als weiteres Fachgebiet hinzu.
Die Schwerpunkte der Arbeit von Rainer Walk liegen in der herstellerunabhängigen strategischen IT-Beratung im Sozialbereich. Seine Tätigkeitsfelder sind das IT-Projekt- und Prozessmanagement und das Business Process Outsourcing (BPO) im Bereich Abrechnung.

Melanie Schwaiger

Geschäftsführerin

Melanie Schwaiger absolvierte 2009 bereits während ihres Studiums ein Praktikum bei Schwan & Partner. Nachdem sie ihr betriebswirtschaftliches Master-Studium erfolgreich abgeschlossen hatte, begann sie in den Bereichen Controlling und Pflegesatzwesen des Unternehmens. Schwerpunkte ihrer Tätigkeit sind seitdem die Erstellung von Businessplänen, Wirtschaftlichkeits- und Standortanalysen sowie der Aufbau und die Implementierung von Controllinginstrumenten. Seit 2020 ist Frau Schwaiger Leitung des Geschäftsbereiches Finanz- und Rechnungswesen und 2021 wurde ihr zudem die Leitung des Bereichs Controlling übertragen. 

Seit dem 01.01.2022 ist Melanie Schwaiger Geschäftsführerin von Schwan & Partner.

Edith Pfingstgräf

Projektmanagement

Edith Pfingstgräf ist seit 1999 bei der Schwan & Partner GmbH tätig. Die studierte Diplom-Betriebswirtin (FH) qualifizierte sich berufsbegleitend zur Projektmanagerin IHK. Die Tätigkeitsschwerpunkte von Edith Pfingstgräf liegen im Projektmanagement und Controlling von Pflegeeinrichtungen - die zielorientierte Planung, Steuerung und Information des Unternehmens und seiner Teilbereiche. Edith Pfingstgräf hat umfangreiche Projekterfahrung bei der Implementierung eines Controlling-Systems, der Planung, Eröffnung und Betrieb von Senioreneinrichtungen sowie der Erstellung von Businessplänen und Wirtschaftlichkeitsanalysen.

Maria Lehr

Management

Maria Lehr kam bereits mit Erfahrung als Hauswirtsschafts- und stellvertretende Heimleitung in der Altenhilfe 1995 zur Schwan & Partner GmbH. Als Seniorberaterin waren ihre Tätigkeitsschwerpunkte die Restrukturierung von Verwaltungsabläufen in Einrichtungen der Altenhilfe, die Unterstützung bei der Heimkostenabrechnung sowie die Verhandlung von Investitionskosten. Seit 2020 ist sie Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Bereich operatives Management. Frau Lehr ist Geschäftsführerin von drei Altenhilfeeinrichtungen.

Julian Braun

Geschäftsführer

Julian Braun ist seit 2014 bei der Schwan & Partner GmbH tätig. Der studierte Betriebswirt (M.Sc.) startete im Bereich Controlling und wechselte im Jahr 2016 in die Pflegesatzabteilung. Von da an sammelte er auch Erfahrung im Bereich Management und Beratung als stellvertretende Leitung. 2020 wurde ihm die Leitung des Bereichs Pflegesatzwesen übertragen. Sein Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Verhandlung von Pflegesätzen und in der Analyse betriebswirtschaftlicher Prozesse. Zudem besitzt er die Qualifikation zur Leitung von Pflegeeinrichtungen. 

Seit dem 01.01.2022 ist Julian Braun Geschäftsführer von Schwan & Partner.

Andrea Fischer

Office Management

Andrea Fischer ist ausgebildete Industriekauffrau mit einer Weiterbildung zur praktischen Betriebswirtin. Seit 1999 leitet sie das Office Management von Schwan & Partner und ist verantwortlich für die administrativen Aufgaben. Als Prokuristin und Assistentin der Gesellschafter ist sie mit allen Belangen des Unternehmens und der Mitarbeiter*innen betraut.

Hubert Braun

Management / Pflegesatzwesen

Hubert Braun ist studierter Betriebswirt. Seine berufliche Karriere begann 1990 bei einem großen Wohlfahrtsverband. Dort war er für die betriebswirtschaftliche Beratung und für das Pflegesatzwesen verantwortlich.

Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Controlling sowie im Bereich Pflegesatz für Pflege-, Behinderten- und Jugendhilfeeinrichtungen. 

Er berät soziale Einrichtungen bei Leistungs- und Entgeltvereinbarungen und unterstützt sie bei Schiedsstellenverfahren. Die Begleitung bei Betriebsübergängen, die Erstellung von Businessplänen und Wirtschaftlichkeitsanalysen ist ebenso seine Kernkompetenz.

Ein weiterer Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Beratung von Planern und Investoren bei der Projektierung und Realisierung von Senioreneinrichtungen. Hubert Braun ist Mitglied der Landespflegesatzkommission Bayern.

Silvia Josephi

Finanzbuchhaltung

Silvia Josephi ist ausgebildete IT-Kauffrau, geprüfte Bilanzbuchhalterin (IHK) und internationale Bilanzbuchhalterin (IHK). Seit 1995 ist sie bei der Schwan & Partner GmbH für den Aufbau und die kontinuierliche Expansion des Geschäftsbereiches Finanzbuchhaltung in den Bereichen Alten-, Behinderten-, und Jugendhilfe sowie für kommunale Einrichtungen verantwortlich. Ihre Kernkompetenzen liegen in der Übernahme von laufenden Buchhaltungen, Erstellung von Jahresabschlüssen, Ansprechpartnerin für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie Implementierung von Kostenrechnungsstrukturen. Im Bereich der Beratung gehören zu ihrer Expertise praxisorientierte Soll-IST-Analysen von Prozessabläufen und Organisationsstrukturen innerhalb der Abteilung Rechnungswesen sozialer Einrichtungen.

Hartmut Joithe

Geschäftsführender Gesellschafter